DADOS, ERP E GOVERNANÇA

Durante muitos anos, tecnologia foi tratada como questão de eficiência. Um ERP melhor aumentava produtividade. Importante, mas quase sempre no campo da melhoria operacional.

A Reforma muda essa lógica. Pela primeira vez, um número enorme de empresas vai descobrir que tecnologia deixou de ser ferramenta para trabalhar melhor e passou a ser condição para continuar operando com segurança.

E quando digo tecnologia, não estou falando de inteligência artificial nem de projeto milionário de transformação digital. Estou falando do básico: registrar corretamente as operações, identificar créditos, manter cadastros consistentes, emitir documentos sem erro e produzir informação confiável.

O problema quase nunca é a estratégia

Participei de inúmeros projetos em que o problema não estava na estratégia, nem na legislação, nem na execução. Estava na informação. Ou, mais precisamente, na falta dela.

A empresa acreditava conhecer sua operação, mas não conhecia. Acreditava ter cadastro organizado, mas não tinha. Bastava aprofundar um pouco para descobrir inconsistências, duplicidades, classificações equivocadas e informações espalhadas em sistemas que não conversavam.

Enquanto o sistema antigo funcionava, muitas dessas falhas ficavam escondidas. A Reforma tende a expô-las.

Imagine uma empresa com dez mil produtos cadastrados ao longo dos anos. Parte deles criada por funcionários que já saíram. Alguns nunca revisados. Outros com classificações diferentes para situações semelhantes. Agora imagine essa empresa operando num ambiente em que crédito, documento fiscal, apuração e controle dependem da qualidade dessas informações.

O problema deixa de ser operacional. Passa a ser financeiro.

A pergunta que mudou de forma

Nas edições anteriores eu dizia que “o sistema está pronto” não é resposta. Continua não sendo. Mas em 2026 a pergunta certa ficou mais específica, e você pode fazê-la ao seu fornecedor por telefone, agora.

Qual versão da Nota Técnica 2025.002 está instalada no meu emissor?

Em 21 de agosto de 2026, a versão vigente para NF-e e NFC-e é a 1.51, publicada em 4 de agosto. Se o seu fornecedor não souber responder de cabeça, ou responder com um número menor, você tem um problema de calendário, não de software.

E aqui vai um alerta prático que vale mais do que muita consultoria. O validador oficial de XML disponibilizado pela Receita opera, na data em que escrevo, sobre uma versão anterior da Nota Técnica. Isso significa que um documento aprovado no validador oficial pode, ainda assim, ser recusado pelo autorizador quando a regra correspondente entrar em produção.

Ferramenta oficial não é garantia. É um dos testes, não o teste.

A apuração assistida, e a palavra que mudou no regulamento

Este é o ponto que mais me chamou atenção na leitura dos regulamentos, e que quase não se discute.

O artigo 46 da LC nº 214/2025 diz que o Comitê Gestor e a Receita Federal poderão apresentar ao sujeito passivo uma apuração assistida do saldo, montada a partir dos documentos fiscais eletrônicos e das informações de extinção de débitos. Lido assim, parece uma cortesia do Fisco, uma facilidade opcional.

Agora leia o artigo 46 do regulamento da CBS. Ali o verbo é outro: a Receita Federal apresentará a apuração assistida, até o dia vinte do mês seguinte para quem é obrigado à DeRE e até o dia quinze para os demais. E o § 2º acrescenta que, apresentada a apuração assistida, a apuração do contribuinte somente poderá ser realizada mediante ajustes positivos e negativos sobre ela, que será de uso obrigatório.

Não é mais uma sugestão. Passou a ser o modo ordinário de apurar.

E há três consequências que precisam estar na mesa da diretoria, não só na do fiscal.

Traduzindo para quem toca empresa: todo mês, alguém precisa abrir a apuração assistida, conferir e responder dentro do prazo. Se ninguém abrir, o número do Fisco vira o seu número, com força de confissão.

Esse é o tipo de rotina que não pode depender de uma pessoa. Precisa de responsável titular, substituto e alerta no calendário.

Vale registrar que, em 2026, tudo isso roda em ambiente beta, em caráter de simulação e sem efeitos tributários, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de dezembro de 2025. Os documentos fiscais reais que a sua empresa emite já são carregados na plataforma e já são tratados pela apuração assistida. Pagamentos e ressarcimentos são simulados.

Ou seja: você tem um ano inteiro para aprender a operar isso com rede de proteção. É a melhor oportunidade de treinamento que a transição oferece, e ela é gratuita.

Um detalhe que vale crédito na construção civil

Um exemplo concreto de como cadastro virou dinheiro. No fornecimento de serviços de construção civil a não contribuinte, com fornecimento de materiais, o regulamento da CBS condiciona a apropriação do crédito a uma de duas coisas: o prestador manter contabilidade de custo por obra, ou o documento fiscal referenciar a identificação cadastral da obra no Cadastro Imobiliário Brasileiro. Não atendido o critério, há estorno.

Se a sua empresa é do setor, essa frase vale uma reunião com a controladoria ainda este mês.

A parte difícil não é instalar. É limpar

Existe uma ilusão comum: tecnologia é algo que pode ser resolvido depois. Primeiro as vendas, depois o financeiro, depois a operação. Quando sobrar tempo e dinheiro, pensa-se nos sistemas.

Essa lógica talvez tenha funcionado no passado. Agora ficou perigosa. Porque a parte mais difícil de qualquer projeto raramente é instalar um sistema novo. É corrigir tudo aquilo que foi construído de forma improvisada ao longo dos anos: planilhas paralelas, controles manuais, informação duplicada, processos que dependem de pessoas específicas, cadastros que ninguém revisa há anos.

Quase toda empresa tem algum nível de improvisação. Tudo funciona relativamente bem até a complexidade aumentar. A Reforma aumenta a complexidade.

Outro ponto: a integração entre áreas. Durante muito tempo a informação tributária ficou concentrada em departamentos. O fiscal cuidava do fiscal, o financeiro do financeiro. A Reforma aproxima esses mundos. Uma decisão comercial gera consequência tributária. Uma falha de cadastro compromete crédito. Uma informação incorreta impacta margem.

Os sistemas vão precisar conversar melhor. Mas, mais importante, as pessoas vão precisar conversar melhor. Em muitas empresas, a maior dificuldade não será tecnológica. Será cultural.

Checklist de prontidão operacional

1. ERP parametrizado para IBS, CBS e Imposto Seletivo
2. Versão da Nota Técnica confirmada por escrito com o fornecedor
3. Emissão e recepção testadas em ambiente de produção restrita
4. CST e classificação tributária revisados
5. Cadastros sem duplicidade e com responsável definido
6. Vinculação entre documento fiscal e cobrança implementada
7. Integração entre fiscal, financeiro, compras e comercial
8. Regras de nota de débito, nota de crédito e ajustes documentadas
9. Conciliação entre documento fiscal, pagamento e apuração
10. Plano de contingência para rejeição de documento
11. Profissional da contabilidade indicado como responsável pela conformidade
12. Painel de erros, créditos pendentes e documentos rejeitados

O sexto item é novo nesta edição, e vem do Capítulo 10: cobrança sem identificação do imposto joga a operação no procedimento simplificado e apaga o crédito de quem compra de você.

O teste ponta a ponta

Escolha uma venda e acompanhe todo o caminho: cadastro do produto ou serviço, classificação tributária, pedido comercial, emissão e autorização do documento, recebimento e identificação do pagamento, registro do débito, vinculação dos créditos, apuração e conciliação contábil, correção de eventual divergência e evidência de quem aprovou cada etapa.

Um teste que termina na emissão da nota verifica apenas o começo. A Reforma conecta documento, pagamento, crédito e apuração. O teste precisa fazer o mesmo.

A rotina de monitoramento normativo

Deixo por último o item mais barato e o mais negligenciado.

Entre 30 de julho e 21 de agosto de 2026, saíram um ato conjunto, um ato técnico conjunto, quatro resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional, sete notas técnicas de documentos fiscais, uma nota orientativa, um ajuste do CONFAZ adiando obrigações para 2027, uma portaria prorrogando grupo de trabalho e um aviso de que as credenciais das APIs seriam trocadas em 24 de agosto.

Vinte e três dias. Se ninguém na sua empresa leu essa lista, ninguém está monitorando.

Não é preciso um departamento. É preciso uma pessoa, uma hora por semana, três endereços e um lugar para registrar o que mudou. O Capítulo 2 tem os endereços.